Viele Unternehmen organisieren regelmässig Kongresse. Wer bereits damit beauftragt wurde, einen solchen Anlass zu organisieren, der weiss, wie komplex und zeitintensiv das Projekt sein kann. Wir sind Profis für alle Arten von Veranstaltungen und haben für Sie eine hilfreiche Checkliste speziell für die Kongressorganisation mit den wichtigsten Punkten zusammengestellt.

Dabei haben wir ein besonderes Augenmerk auf das Thema Kongresstechnik gelegt und diesbezüglich unsere Empfehlungen mit angebracht. Hierfür sind wir der ideale Ansprechpartner. Kontaktieren Sie uns über folgenden Link, wenn wir Sie bei Ihrem Projekt unterstützen dürfen.

Frühzeitig mit der Organisation beginnen

Bei der Organisation eines Kongresses gibt es eine Menge zu tun. Deshalb ist es wichtig, dass Sie für die Vorbereitungen genug Zeit zur Verfügung haben. Wir führen in unserer Checkliste die wichtigsten Punkte auf, die Sie bei der Eventorganisation berücksichtigen sollten.

1. Location auswählen

Wählen Sie zunächst einen geeigneten Ort für die Durchführung des Kongresses durch. Der Ort sollte zentral gelegen sein und mit dem öffentlichen Verkehr gut erreichbar sein. Zudem müssen genug Parkplätze für diejenigen Teilnehmenden zur Verfügung stehen, die mit dem Auto anreisen.

Eine hervorragende Idee ist es, bereits an dieser Stelle die potentiellen Teilnehmenden einzubeziehen. Beispielsweise können Sie eine Auswahl von drei verschiedenen Locations vorbereiten und via Social Media fragen (z.B. Umfrage via LinkedIn), welchen Veranstaltungsort die Zielgruppe bevorzugt. So erhalten Sie bereits ein Gefühl dafür, auf wie viel Resonanz Ihr Kongress stösst.

USL Veranstaltungstechnik empfiehlt: Beziehen Sie uns am besten schon beim Auswahlverfahren der möglichen Locations mit ein, damit wir Sie beraten können.

Die Wahl des Kongressortes ist bereits wegweisend für die Kongresstechnik, die eingesetzt werden kann. Abgeklärt muss beispielsweise, ob eine Bühne oder Tribühne installiert werden muss. Handelt es sich beim Anlass beispielsweise um einen internationalen Kongress mit fremdsprachigen Teilnehmenden, muss zudem Platz für eine Dolmetscherkabine vorhanden sein.

Redner müssen zudem mit Scheinwerfern gut ausgeleuchtet werden können, damit sie für alle Teilnehmenden gut sichtbar sind. Beim Abspielen von Präsentationen muss das Licht entsprechend gedimmt werden können. Wir können Sie bei der perfekten Inszenierung Ihrer Präsentationen unterstützen, zum Beispiel mit Beamern, Leinwänden, Videoregie und Erstellung von Videos gemäss Ihrem Wunsch.

Ebenfalls entscheidend ist die Akustik des Raumes und der Einsatz von einwandfrei funktionierenden Mikrofonen. Denn nichts ist für die Veranstalter aber auch die Teilnehmenden ärgerlicher, als wenn die Technik während eines länger andauernden Kongresses nicht richtig funktioniert und man als Teilnehmer nichts vom Gesprochenen versteht.

2. Programm zusammenstellen

Stellen Sie nun das Programm für Ihren Kongress zusammen. Überlegen Sie, welche Keynote Speaker Sie unbedingt für Ihren Kongress gewinnen möchten und fragen Sie die ausgewählten Personen an. Konzipieren Sie zuerst ein grobes Programm (Apéro, Begrüssung, Referentenblock, Mittagessen, Networking, Referentenblock, Zusammenfassung des Kongresstages, Networking beim anschliessenden Apéro Riche, Übernachtung etc.) und detaillieren Sie dieses Grobprogramm anschliessend, indem Sie Zeitblöcke, Namen der Verantwortlichen und Ihre ersten Ideen niederschreiben.

USL Veranstaltungstechnik empfiehlt: Besprechen Sie Ihr Grobkonzept mit uns, damit wir Sie frühzeitig hinsichtlich der einzusetzenden Kongresstechnik beraten können.

3. Medienarbeit und Werbung planen

Planen Sie jetzt die Werbemassnahmen, um den Kongress bekannt zu machen. Planen Sie allfällige Medienmitteilungen ein und erstellen dann einen Marketingplan. Definieren Sie einen strukturierten, chronologischen Ablauf der Kommunikationsmassnahmen. Mögliche Inhalte könnten folgende sein:

1. Abstimmung Veranstaltungsort
2. Kommunikation Veranstaltungsort
3. Save the Date
4. Programm
5. Vorstellung Keynotespeaker
6. Anmeldungen forcieren
7. Final Call Anmeldungen
8. Live-Berichte vom Event selber
9. Zusammenfassung

Hierbei können Sie Offline-Massnahmen wie Plakate, Inserate, Flyer als flankierende Kommunikationsmassnahmen einsetzen. Doch insbesondere bei begrenzten finanziellen Ressourcen sollten Sie auf Online-Kommunikationskanäle setzen. Planen Sie Werbeanzeigen in Social Media ein (LinkedIn, Facebook etc.), die direkt auf das Online-Anmeldeformular auf Ihrer Webseite verlinken.

4. Einladungen versenden

Als nächstes ist es an der Zeit, die Einladungen für die Teilnehmenden und Referenten vorzubereiten und zu versenden. Die Einladungen sollten insbesondere folgende Komponenten enthalten:

• Kongressname
• Veranstaltungsdatum
• Veranstaltungsort
• Wichtigste Programmpunkte (inkl. Link zum Detailprogramm auf der Webseite)
• Anmeldefrist
• Link zum Anmeldeformular oder Anmeldetalon
• Anfahrtsskizzen
• Hotel-Prospekte und Konditionen
• Hinweis, dass die Kongressveranstalterin Zimmerreservationen auf Wunsch vornimmt
• Ansprechpartner/in bei Fragen

Die Referenten / Keynote Speaker sollten separat angeschrieben werden. Teilen Sie ihnen mit, zu welchem Thema sie jeweils referieren werden (sprechen Sie dies am besten vorgängig mit den jeweiligen Personen ab), was sie mitbringen sollten bzw. welche Kongresstechnik zur Verfügung steht und wo sie abgeholt, speisen und übernachten werden.

USL Veranstaltungstechnik empfiehlt: Wir wissen genau, mit welcher Kongresstechnik die Referenten ausgestattet werden müssen. Dies besprechen wir vorgängig mit Ihnen, so dass Sie den Keynote Speakern die wichtigen Informationen weiterleiten können.

5. Anmeldungen verarbeiten

Die Einladungen sind versendet und die Werbemassnahmen laufen bis zur Anmeldefrist. Nun treffen die Anmeldungen der Teilnehmenden bei Ihnen ein. Bei vielen eingeladenen Personen verschwinden die Einladungen im Postfach oder im Altpapier. Deshalb empfehlen wir, den potentiellen Teilnehmenden kurz vor Ablauf der Anmeldefrist eine freundliche Erinnerung zukommen zu lassen, damit sie die Chance haben, sich noch anzumelden.

Haben Sie eine Liste mit allen angemeldeten Personen angefertigt, können Sie nun die Kleinigkeiten wie Namensschilder, Tischsteller, Sitzplätze beim Mittagessen oder Give-Aways mit den Namen der Teilnehmenden personalisieren. Dies macht Ihren Kongress einzigartig und sorgt dafür, dass er im Gedächnis der Leute bleibt. Arbeiten Sie hierfür mit erfahrenen Druckunternehmen zusammen, die die Drucksachen für Sie anfertigen können.

USL Veranstaltungstechnik empfiehlt: Teilen Sie uns mit, wie viele Personen an Ihrem Kongress teilnehmen werden. Wenn viele Teilnehmende angemeldet sind, ist es insbesondere wichtig, dass jeder und jede die Referenten gut sieht und hört. Wir sind Spezialisten in diesem Bereich und können Sie professionell beraten.

6. Rede bzw. Referat für Gastgeber schreiben

Nun geht es darum, die Rede für jene Person in Ihrem Unternehmen zu schreiben, welche die Teilnehmenden begrüssen wird. Steht in Ihrem Unternehmen niemand zur Verfügung, der oder die das übernehmen könnte, vergeben Sie diese Aufgabe an einen externen Partner weiter.

7. Catering organisieren

Organisieren Sie als nächstes den kulinarischen Teil Ihres Kongresses. Wenn Sie bisher noch mit keinem Cateringunternehmen zusammengearbeitet haben haben, macht es Sinn, dass Sie zunächst mal Ihr Netzwerk (z.B. über LinkedIn oder Facebook) nach Empfehlungen fragen und nach entsprechenden Unternehmen mit guten Kundenbewertungen googlen. Vereinbaren Sie Probeessen. Die Verpflegung ist für viele Kongressteilnehmende ein entscheidender Punkt und sollte nicht vernachlässigt werden.

8. Fotograf buchen

Buchen Sie als nächstes einen oder mehrere Fotografen, der Ihren Kongress begleiten wird. Das Bildmaterial können Sie für die laufende Kommunikation in den Social Media-Kanälen Ihres Unternehmens oder Ihres Kongresses und auf Ihrer Webseite verwenden. Klären Sie mit dem Fotografen den Kostenrahmen als auch die rechtlichen Aspekte bezüglich der Weiterverwendung der Bilder ab.

9. Betreuung während dem Event sicherstellen

Überlegen Sie sich als nächstes, wie Sie die Betreuung der Teilnehmenden als auch der Referenten sicherstellen. Wer wird wann für welche Aufgaben zuständig sein? Wichtig ist, dass die Verantwortlichen insbesondere bei grossen Räumlichkeiten miteinander kommunizieren können.

USL Veranstaltungstechnik empfiehlt: Wir verfügen über viel Erfahrung und wissen genau, wie Kongressbetreuende während des Events auch bei grossen Distanzen am besten miteinander kommunizieren können. Wir machen Ihnen Vorschläge für mögliche Umsetzungsvarianten.

10. Anlass vorbereiten

Je näher es auf das Datum des Kongresses zugeht, umso mehr wird vorbereitet. Ihr Stresspegel wird sich zwangsläufig erhöhen und Sie sind auf fachkundige Unterstützung während dieser Vorbereitungsphase angewiesen. Hier lassen wir Sie nicht hängen, sondern arbeiten tatkräftig mit, damit alles planmässig hergerichtet ist.

Die Location muss eingerichtet, Tische aufgestellt, die Bühne fertiggestellt, die Scheinwerfer und Lautsprecher aufgestellt oder angeschraubt, die Mikrofone bereitgestellt und die Technik im Hintergrund vorbereitet werden. Dies ist genau unser Spielfeld und wir arbeiten unglaublich gerne unter diesem Druck :-) Wenn alles fertig vorbereitet ist, kann es losgehen.

USL Veranstaltungstechnik empfiehlt: Vor allem in dieser hitzigen Phase ist es wichtig, dass Sie mit hochprofessionellen Partnern zusammenarbeiten, die Ihnen Arbeit abnehmen und nicht Zusatzaufwand generieren. Durch unsere langjährige Erfahrung können wir Sie optimal unterstützen und lassen Sie in dieser wichtigen Phase nicht im Regen stehen.

11. Anlass durchführen

Alles ist vorbereitet und der Kongress kann starten. Die Teilnehmenden werden begrüsst und das vorbereitete Programm beginnt. Achten Sie darauf, dass die Teilnehmenden von allfälligen Herausforderungen hinter der Kulisse so wenig wie möglich mitbekommen.

USL Veranstaltungstechnik empfiehlt: Jetzt zeigt sich, ob Sie hinsichtlich der Kongresstechnik einen richtigen Partner ausgewählt haben, der Sie aktiv unterstützt oder lediglich einen „Hardware-Lieferanten“. Sollten Sie sich für USL entschieden haben, arbeiten wir auch in dieser Phase Hand in Hand mit Ihnen zusammen. Auch bei unvorhergesehenen Aufgaben zeigen wir grosse Flexibilität und unterstützen Sie mit kreativen und proaktiven Lösungsvorschlägen. Dies bestätigen auch unsere Kunden (zu den Referenzprojekten).

12. Anlass nachbereiten

Nach der erfolgreichen Durchführung Ihres Kongresses verabschieden Sie die Teilnehmenden und bitten sie am besten zeitnah per E-Mail um die Beantwortung Ihres (Online-)Feedbackformulars. Nutzen Sie die Rückmeldungen der Teilnehmenden, um für den nächsten Anlass, den Sie organisieren werden, noch besser machen zu können.

Auch die Kongresslocation muss in ihren Ursprungszustand zurückversetzt und die Technik abgebaut werden. Wir übernehmen dabei den kompletten Abbau der Kongresstechnik und bringen sie in unser Lager nach Aefligen zurück.

Bei einem Abschlussgespräch möchten wir mit Ihnen die Umsetzung des Kongresses besprechen und von Ihnen wissen, wie zufrieden Sie mit uns waren.

USL Veranstaltungstechnik empfiehlt: Leiten Sie Rückmeldungen der Teilnehmenden, welche die Kongresstechnik betreffen, an uns weiter. Wir besprechen diese im Rahmen des Abschlussmeetings mit Ihnen und machen aktiv Verbesserungsvorschläge für die nächste Veranstaltung. Nicht nur die Meinung Ihrer Teilnehmenden ist uns wichtig. Wir möchten wissen, was Ihnen besonders gut hinsichtlich der Zusammenarbeit mit uns gefallen hat und was wir verbessern können.

Fazit

Die Kongressorganisation ist, wie diese Checkliste zeigt, eine grosse, komplexe Aufgabe. Deshalb ist es wichtig, dass Sie die richtigen Partner an Ihrer Seite wissen. Wir sind Experten im Bereich der Kongresstechnik, begleiten Sie durch die gesamte Vorbereitungsphase und arbeiten am Kongress selber Hand in Hand mit Ihnen zusammen.

Wir würden uns sehr darüber freuen, wenn wir Sie überzeugt haben und auch für Ihren nächsten Kongress hinsichtlich der Kongresstechnik mitofferieren dürfen. Kontaktieren Sie uns einfach über unser Kontaktformular, schreiben Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie uns an.

Telefon: +41 31 762 00 80

E-Mail: info@uslschweiz.ch

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Alle vier Jahre findet die Fussball-WM statt – das nächste Mal im Sommer 2018 in Russland. Ein Event, der nicht nur die Herzen von Fussballfans höher schlagen lässt, sondern allgemein auf viel Interesse stösst. Ein Public-Viewing mit Freunden besuchen oder gar eines selber veranstalten führt zu einem perfekten Abend. Damit Sie nichts vergessen und alle die Richtlinien einhalten können, unterstützen wir Sie bei der Organisation und der Umsetzung Ihres Fussballabends. Kontaktieren Sie uns jetzt für ein persönliches Beratungsgespräch.

Technik für Ihren Fussball-Abend

Zu einem Abend im Zeichen des Fussballs gehört natürlich auch die Übertragung auf einen Bildschirm oder eine Leinwand, damit auch alle Zuschauer alle Details des Spiels mitbekommen. Ihnen fehlt dafür die nötige Ausrüstung? Wir sind gerne für Sie da. Bei uns können Sie qualitative hochstehende LED-Leinwände, Beamer und Bildschirme in verschiedenen Grössen mieten. Egal, ob Sie das Material nur für einen Tag oder für den ganzen Monat brauchen, wir stellen es Ihnen zur Verfügung.

Nicht nur für das Sehen des Fussballspiels sorgen wir. Natürlich bieten wir Ihnen in Kombination auch das entsprechende Beschallungssystem für das Live-Gefühl während 90 Minuten. Lassen Sie uns im Voraus wissen, wie gross Ihr Event sein soll und wo er stattfindet. Wir offerieren Ihnen, das auf Ihre Wünsche zugeschnittene Material für einen unvergesslichen Abend.

Richtlinien für Ihr Public Viewing

Ein Public Viewing zu veranstalten ist nicht ganz ohne. Von der FIFA gibt es diverse Richtlinien, welche zu beachten sind. Sie beschäftigen sich damit, mit Ihren Freunden Fussball-WM Spiele zu schauen? Gerne stehen wir Ihnen unterstützend zur Seite, achten darauf, dass alle Richtlinien eingehalten werden und begleiten Sie von Anfang bis Schluss durch den Prozess.

Sie organisieren ein Public Viewing? Rufen Sie uns unter +41 31 762 00 80 an oder verwenden Sie das Kontaktformular mit folgendem Link. Wir helfen Ihnen gerne bei der Planung Ihres perfekten Abends im Zeichen des Fussballs.

Sie wollten schon immer wissen wer USL Veranstaltungstechnik ist und was unsere Tätigkeiten sind? Dann sind Sie hier genau richtig.

Produktion, Vermietung und Verkauf – wir bieten Ihnen alles aus einer Hand und abgestimmt auf Ihre Bedürfnisse. Wir unterstützen Sie bei der Gesamtkonzeption, übernehmen den Transport, Auf- und Abbau und setzen die Veranstaltung professionell um. Als junges Unternehmen sind wir am Puls der technischen Fortschritte dabei und eignen uns täglich viel Know-how an. Zusätzlich besuchen unsere motivierten Mitarbeiter regelmässig Weiterbildungen, damit wir immer auf dem aktuellen Stand sind, um Ihnen die beste Beratung bieten zu können. Melden Sie sich bei uns, wenn wir Sie bei der Organisation Ihrer Veranstaltung unterstützen dürfen.

Unsere Tätigkeiten

• Kongresstechnik

  Die technische Ausstattung trägt einen wesentlichen Teil zu einem erfolgreichen Kongress bei. Wir stellen Ihnen das gut ausgewählte Material gerne zur Verfügung und kümmern uns darum, dass sich akustisch alle gut verstehen. Auch Mehrsprachigkeit ist für uns kein Problem. Mit Dolmetscherkabinen und Simultanübersetzungsanlagen haben wir hierfür eine effiziente Lösung.

• Beleuchtung

  Mit modernster Beleuchtungstechnik hüllen wir Ihren Veranstaltungsraum, Ihre Ausstellungsfläche oder Ihre Büros in ein passendes und angenehmes Licht, damit Sie und Ihre Gäste sich wohl fühlen und der Besuch zum Erlebnis wird.

• Beschallung

  Ein schöner Klang ist Musik in den Ohren. Mit der richtigen Technik sorgen wir dafür, dass an Ihrem Anlass alle Töne klar und deutlich zu hören sind und die Besucher sich mit Informationen oder Hintergrundmusik berieseln lassen können.

• Multimedia

  Sie brauchen Bilder zum Text oder Visualisierungen an Musikevents? Mit modernsten Grossbildprojektionen sorgen wir für gestochen scharfe und farbechte Bilder.

• Dekoration

  Mit individuell gestalteten Dekorationen schaffen wir an Ihrer Veranstaltung beeindruckende Erlebniswelten. Unsere Auswahl von Dekorationsmaterial reicht von einzigartigen Kulissen bis hin zu Stuhlhussen und Tischtüchern für Ihr Bankett.

Unsere Kunden sind Eventagenturen, Grossunternehmen, KMUs und Privatkunden aus der ganzen Schweiz. Wir betreuen sie je nach Bedürfniss an Kongressen, Firmenevents, Konzerten, Partys, Sportanlässen, bei Messebauten und Festinstallationen.

Das entsprechende Material warten wir mit viel Sorgfalt in unserem 300m2 grossen Logistiklager in Aefligen. Auch in Kirchbergs Industriezone werden mit Leidenschaft Ideen entwickelt und technische Lösungen dazu gefunden. Informieren Sie sich auf unserer neuen Webseite über das ganze Angebot und lassen Sie sich für Ihren nächsten Event inspirieren.

USL Veranstaltungstechnik unterstützt Sie als erfahrenes Unternehmen professionell bei der Auswahl und Installation der richtigen Technik für Ihren perfekten Anlass. Kontaktieren Sie uns jetzt und erhalten Sie eine auf Ihre Bedürfnisse und Wünsche abgestimmte Offerte:

In unserem heutigen Artikel führen wir Sie durch die „Checkliste Veranstaltungsplanung“, die wir für Sie entwickelt haben.

Einen Kundenevent, eine Schulung, eine Messe oder einen Kongress vorzubereiten, ist ein grosser interner Zusatzaufwand, der sich zum oftmals schon hektischen Tagesgeschäft gesellt. Kennen Sie das Gefühl, dass es viel zu planen gibt, Sie jedoch nicht recht wissen, wo Sie anfangen sollen?

Damit Ihnen die Organisation eines Events künftig leichter von der Hand geht, haben wir als Veranstaltungsprofis für Sie eine Checkliste zusammengestellt. Wir zeigen Ihnen, was vor, während und nach dem Event zu beachten ist, an was gedacht werden muss und wie wir Sie unterstützen können.

Checkliste für Ihre Veranstaltung

1. Rahmenbedingungen prüfen

Wenn Sie selber einen grösseren Firmenevent organisieren, dann bestehen bereits wichtige Gegebenheiten. Beispielsweise kennen Sie bereits die vorgegebene Teilnehmerliste (alle Kunden und Geschäftspartner), haben ein Budget für den Event festgelegt oder wissen, dass der Event in Ihren Firmenräumlichkeiten stattfinden muss.

Wenn Sie an einer Messe teilnehmen möchten, ist wahrscheinlich ebenfalls ein Budget vorgegeben, es gibt verschiedene Messeflächen, die Sie buchen könnten, es bestehen Anlieferbedingungen etc. Klären Sie all diese Rahmenbedingungen im Vorfeld ab, bevor Sie mit der Planung beginnen.

So kann USL Sie unterstützen: Wir wissen, auf was zu achten ist und klären alle diese Rahmenbedingungen gerne für Sie ab.

2. Empathie

Das Wichtigste bei der Planung Ihres Events ist zunächst, dass Sie sich in Ihre Gäste bzw. die Teilnehmenden hineinversetzen. Was erwarten sie, wenn sie Ihren Messestand besuchen? Was möchten sie an Ihrem jährlichen Kundenevent erfahren? Überlegen Sie, welche Informationen Ihre Gäste aus Ihrer Veranstaltung/Messe mit nach Hause nehmen möchten.

3. Highlight definieren

Was ist das Highlight Ihres Events? Ist es vielleicht ein bekannter Keynotespeaker an Ihrem Kongress oder ein exklusives Give-Away oder eine Lichtshow an Ihrem Messestand? Was möchten Sie bieten, damit Sie im Gedächtnis Ihrer Gäste bleiben? Definieren Sie diesen Schwerpunkt.

So kann USL Sie unterstützen: Wir haben bereits zahlreiche Veranstaltungen erfolgreich umgesetzt und wissen, wie Sie Ihre Besucher/Teilnehmenden begeistern können. Gerne geben wir unsere Erfahrung an Sie weiter.

4. Brainstorming durchführen

Bringen Sie Ihre Ideen und Vorstellungen, am besten gemeinsam mit Ihrem Team, zu Papier. Was möchten Sie alles umsetzen? Beim ersten Brainstorming sind keine Grenzen gesetzt. Alle Wünsche sollen Platz finden und mit auf die Liste kommen.

So kann USL Sie unterstützen: Wir unterstützen Sie bei diesem ersten Brainstorming und bringen unsere Ideen mit ein.

5. Grobplanung

Als nächstes picken Sie die besten umsetzbaren Ideen aus Ihrem Ideenkatalog heraus. Erstellen Sie basierend auf diesen Ideen aus der Brainstorming-Phase ein erstes Grobkonzept. Wir empfehlen Ihnen, an dieser Stelle erste Skizzen anzufertigen.

So kann USL Sie unterstützen: Bereits bei der Sichtung der ersten Ideen und bei der Umsetzbarkeitsprüfung können wir Sie als erfahrene Veranstaltungsprofis unterstützen. Wir haben schon viele Projekte umgesetzt und wissen, was funktioniert und was nicht. Gerne stellen wir für Sie das erste Grobkonzept zusammen. Ihre Vorstellungen lassen wir dabei einfliessen. Wir treffen uns persönlich mit Ihnen, um das Grobkonzept mit Ihnen zu besprechen und zu finalisieren.

6. Detailplanung

Nachdem Sie die erste Grobplanung Ihres Events angefertigt haben (oder anfertigen lassen haben), wissen Sie beispielsweise, welche Grösse Ihr Messestand ungefähr haben sollte, ob Ihre Geschäftsräumlichkeiten genug gross sind für Ihren Kundenevent oder ob Sie einen externen Caterer benötigen oder nicht. Nun können Sie sich der Detailplanung widmen. Erstellen Sie einen Zeitplan mit allen Programmpunkten und fertigen Sie Detailpläne für die Leute an, die Ihre Ideen vor Ort umsetzen werden.

So kann USL Sie unterstützen: Wir besprechen gerne alle Details zu Ihrer Veranstaltung mit Ihnen und bringen diese zu Papier. Wir wissen genau, auf was vor Ort zu achten ist und bringen unsere Ideen mit ein. Ihnen liegt anschliessend ein detailliertes Konzept vor, nach dem Sie Ihre Veranstaltung umsetzen können. Auch bei der Umsetzung unterstützen wir Sie natürlich gerne professionell.

7. Künstler buchen

Oft gehört zu einer Veranstaltung auch Unterhaltung. Einen oder mehrere Künstler (z.B. eine Band, eine Kabarettistin oder einen Artisten) zu buchen, ist der erste Schritt. Jeder Künstler bringt seine eigenen Bedürfnisse an die Gegebenheiten mit.

So kann USL Sie unterstützen: Seit Beginn unserer Tätigkeit gehört es zu unserem Alltag, die technischen Künstlerbedürfnisse umzusetzen. Wir sind gerne bereit, Ihnen die technischen Gespräche mit den Managements der Künstler abzunehmen und eine passende Lösung für alle zu finden.

8. Rechtliches beachten: Schallschutzverordnung & Laserverordnung

Bei öffentlichen Veranstaltungsorten bestehen Verordnungen, die man betreffend Lautstärke und Lasershows befolgen muss, um keine rechtlichen Probleme befürchten zu müssen. Informieren Sie sich bei den öffentlichen Stellen darüber, was Sie diesbezüglich beachten müssen.

So kann USL Sie unterstützen: Wir sind Profis in den Bereichen Licht und Ton und kennen die einzuhaltenden rechtlichen Verordnungen. Gerne beraten wir Sie diesbezüglich, so dass Sie mit Ihrem Event die rechtlichen Gegebenheiten einhalten.

9. Montage-Technik integrieren

Wird schweres Material wie Lautsprecher und Scheinwerfer benötigt, ist es wichtig, dass Sie abklären, wo diese montiert werden können. Das heisst, es muss kontrolliert werden, wie hoch die Dachbelastung ist. Ist diese genug gross, kann das Material an den vorgesehenen Hängepunkten aufgehängt werden. Ist diese zu klein, muss eine Bodenmontage geplant werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Technik an günstigen Orten fixiert wird, so dass Sie den Besuchern nicht im Weg steht.

So kann USL Sie unterstützen: Wir bringen viel Erfahrung mit und wissen genau, wo welche Geräte optimal installiert und integriert werden können. Gerne beraten wir Sie diesbezüglich.

10. Zugang zum Gebäude sicherstellen

Der einfache Zugang zum Veranstaltungsort (z.B. zur Messe, zum Kongress, zum Firmengebäude oder zu den Aussenbereichen) ist für die Besucher sehr wichtig. Die Signaletik muss für alle verständlich sein, so dass auch auch Gäste, welche sich vor Ort nicht auskennen, problemlos zur Veranstaltung finden. Andererseits muss der Zugang auch für den Auf- und Abbau gewährleistet werden.

So kann USL Sie unterstützen: Wenn wir Sie bei der Umsetzung Ihres Events unterstützen dürfen, nehmen wir eine frühzeitige Besichtigung des Veranstaltungsortes vor, um sicher zu stellen, dass wir unser Material anliefern können und keine Probleme entstehen.

11. Brandschutz beachten

Wenn mit viel Technik gearbeitet wird, die mit Strom betrieben wird, müssen Sie die Geräte brandsicher anbringen.Vergessen Sie nicht, sich über die entsprechenden Vorschriften zu informieren.

So kann USL Sie unterstützen: Gerne klären wir die Gegebenheiten hinsichtlich Brandschutz mit dem Verantwortlichen für die Räumlichkeiten ab und setzen die Installationen unter Berücksichtigung der Brandschutzverordnung um.

12. Kommunikation ermöglichen

Eine reibungslose Kommunikation aller Verantwortlichen an der Veranstaltung ist das A und O. Sorgen Sie dafür, dass die beteiligten Helfer gut miteinander kommunizieren und sich absprechen können, auch wenn sie räumlich getrennt sind.

So kann USL Sie unterstützen: Mit unserem Interkom-System garantieren wir Ihnen, dass an Ihrer Veranstaltung immer alle im Bild sind und der Terminplan minutiös eingehalten werden kann. Das Kommunizieren unter den Beteiligten wird so erleichtert und kann jederzeit gewährleistet werden.

13. Nachbereitung angehen

Nach dem Event müssen alle Installationen ordnungsgemäss abgebaut werden. Planen Sie bereits im Voraus, wie Sie den Abbau organisieren können. Informieren Sie sich, bis wann der Abbau erfolgt sein muss.

Definieren Sie anschliessend, wer für was zuständig sein wird und über welche Wege allfällige Bühnenelemente, Ton- und Lichttechnik abtransportiert werden können. Integrieren Sie diese Punkte ebenfalls im Gesamtprogramm, das Sie unter Punkt 6 „Detailplanung“ erstellt haben.

So kann USL Sie unterstützen: Wir haben bereits bei etlichen Veranstaltungen den Abbau übernommen. Bereits in der Planungsphase können wir die hierfür wichtigen Punkte zusammen besprechen und den Abbau planen.

Sie suchen Ihren Partner für den perfekten Event? Lassen Sie es uns wissen und kontaktieren Sie uns:

Raumakustik – ein Thema, das oft vergessen geht. Wir unterstützen Sie bereits bei der Planung und geben Ihnen Tipps zur optimalen Raumakustik in Ihrem Lokal.

Raumakustik ist ein Thema, welches der USL Veranstaltungstechnik GmbH bestens bekannt ist. Nicht selten wird beim Bauen und einrichten von Häusern, Eventlokalen, Hotels nicht oder nur ganz oberflächlich auf die Raumakustik geachtet, weshalb im Nachhinein Probleme auftreten, welche mühsam und mit grossem Aufwand behoben werden müssen. Die USL Veranstaltungstechnik GmbH bietet in solchen Fällen professionelle Unterstützung an.

Unsere Erfahrungen mit Raumakustik im Unique Hotel Post Zermatt

Im Hotel Post Zermatt liegt die hauseigene Disco direkt unterhalb der Gästezimmer. Dies führte dazu, dass die Gäste während Veranstaltungen nicht in Ruhe schlafen und sich im Zimmer erholen konnten. Die USL Veranstaltungstechnik GmbH hat zusammen mit ihrem Freelancer Marcel Scheuber, Eidg. Tontechniker mit Faible für Akustik, die Raumfrequenzen gemessen, analysiert und dem Management Lösungsvorschläge präsentiert.

Unsere Lösungsvorschläge

• Bearbeitung der Beschallungsanlage in der Disco durch Frequenzbearbeitung, Einsatz von Limiter, Gummibufferaufhängungen der Lautsprecher.
• Einrichtungen in den Zimmern allgemein durch den Einsatz von Matratzen ohne Metallfedern, sondern mit Latex oder Memoryschaum. Zudem wurden nur HighStandard Boxspring Betten empfohlen, so dass das Bett nicht mehr mit den Frequenzen mitschwingen konnte.
• Einrichtungen im Discoraum anpassen, in dem man dämpfende, schallabsorbierende Materialien einsetzt oder allenfalls noch weitere Breitbandabsorber beschafft und montiert.

Marcel Scheuber

Zusammen mit den beteiligten Personen des Hotels Post Zermatt konnte eine gute Lösung gefunden werden. An der Wand zwischen Disco und Hoteltrakt wurde für den problematischen Frequenzbereich ein „schwingender Absorber“ berechnet und angebaut. Die Wand, also der „Absorber“, schwingt nun im gemessenen Frequenzbereich. Dadurch verlieren die Schallschwingungen ihre Stärke und werden abgedämpft. Die Raumakustik wurde dadurch hörbar verbessert und störender Schall breitet sich nicht mehr im Hause aus. So können die einen Gäste feiern und die anderen die Ruhe im Zimmer geniessen.

Es empfiehlt sich das Thema Raumakustik frühzeitig anzusprechen, damit ein grosser Aufwand im Nachhinein vermieden werden kann. Es ist sowohl für die Betreiber und Veranstalter sowie auch für die Architekten einfacher im Voraus ein solches Projekt zu planen, als bestehendes umzuwandeln. Die USL Veranstaltungstechnik GmbH steht für eine Detailplanung im Voraus gerne mit Rat und Tat zur Seite.

Sie planen den Um- oder Neubau einer Lokalität und brauchen noch Unterstützung beim Thema Raumakustik? Lassen Sie es uns wissen, wir sind für Sie da.